Når samarbejdet ikke fungerer og bestyrelsen står tilbage med ansvaret
Foreningen, som SWE overtog administrationen for, havde i lang tid oplevet udfordringer. Der var for mange spørgsmål, som bestyrelsen selv måtte undersøge, både økonomiske, juridiske og driftsrelaterede forhold. Samtidig var det svært at få kontakt til administrator, og svarene, de modtog, var ofte mangelfulde.
Resultatet var en bestyrelse, der følte sig alene og usikker på, om beslutningerne blev truffet korrekt. Og i foreningsdrift kan manglende rådgivning hurtigt blive dyrt.
Et tæt samarbejde er fundamentet for god administration
Ifølge advokat Kim Hansen fra SWE er det ikke bare rart, men nødvendigt, at bestyrelsen har en administrator, der:
kender foreningen og dens historik
forstår dens juridiske og økonomiske risici
er tilgængelig og nærværende
kan rådgive i tide – før problemer opstår
Kim forklarer:
"Det er uhyre vigtigt for en bestyrelse at kunne læne sig op ad den fungerende ejendomsadministrator – og vide at de faste kontaktpersoner virkelig kender dem og den pågældende forening. Det tætte samarbejde gør en verden til forskel.""Der er utrolig mange lovregler og særregler, der regulerer ejer- og især andelsboligforeninger i dag. Træder bestyrelsen ved siden af, kan det koste foreningen mange penge. Det gavner foreningerne, at vi kender deres udfordringer og kan træde til i tide."
Når administrator kender foreningen godt, kan de hjælpe med alt fra korrekt varsling, håndtering af byggesager, rådgivning om vedtægtsændringer, vurderinger og overprissager, til at identificere risici, som bestyrelsen måske slet ikke vidste fandtes.
Resultatet var en bestyrelse, der følte sig alene og usikker på, om beslutningerne blev truffet korrekt. Og i foreningsdrift kan manglende rådgivning hurtigt blive dyrt.
Juridisk indsigt er ikke valgfrit, det er nødvendigt
Der er især tre områder, hvor manglende rådgivning fra administrator ofte skaber problemer:
1. Varslinger og formaliteter
Forkerte frister eller fejl i kommunikationen kan gøre beslutninger ugyldige og det kan koste mange penge at rette op.
2. Bygge- og renoveringssager
Særligt når en byggesag går i hårdknude, er det afgørende at have en administrator, som kan:
- spotte de juridiske faldgruber
- rådgive om entreprisekontrakter
- hjælpe med dokumentation og korrekt procesføring
3. Vedtægtsændringer og praksisændringer
Dommene på området ændrer sig løbende, og administrator skal kunne oversætte lovgivning og domspraksis til konkrete løsninger for foreningen.
Faste kontaktpersoner giver tryghed og kvalitet
Den forening, SWE overtog, havde aldrig haft faste kontaktpersoner. Der var ingen konsistens i svarene, ingen, der tog ejerskab, og ingen dyb forståelse af foreningens forhold.
Hos SWE er det omvendt et centralt princip:
Foreningen får faste kontaktpersoner
De lærer bestyrelsen at kende
De opbygger indsigt i drift, økonomi og historik
De reagerer hurtigt, når der opstår udfordringer
Det skaber både tryghed og kvalitet og det sparer foreningen tid, frustrationer og ofte også penge.
Forhandlinger og leverandørkontakt, en ekstra værdi for foreningen
Udover den juridiske og administrative drift hjælper SWE også foreningerne med at:
forhandle med leverandører
sikre bedre priser
gennemgå aftaler for juridiske risici
minimere unødvendige udgifter
Det er ofte en overset del af ejendomsadministrationen, men det kan have stor økonomisk betydning.
5 tegn på at jeres administrator ikke er tæt nok på
Bestyrelsen ender selv med at løse juridiske eller økonomiske spørgsmål
Det er svært at komme i kontakt med administrator
Der mangler faste kontaktpersoner
Man får modstridende eller mangelfulde svar
Administrator reagerer først, når problemerne er opstået, ikke før
Hvis mindst to af punkterne rammer jer, er det tegn på, at samarbejdet ikke fungerer optimalt.
Afslutning: God administration handler om mere end tal, det handler om relationer
istorien viser tydeligt, at god ejendomsadministration kræver et tæt og tillidsfuldt forhold mellem administrator og forening. En kompetent administrator:
forebygger problemer
rådgiver i tide
sikrer korrekt drift efter lovgivningen
aflaster bestyrelsen
tager ansvar
Når samarbejdet fungerer, kan bestyrelsen fokusere på foreningens udvikling, ikke brandslukning.
