Privatlivspolitik for Sven Westergaards Ejendomsadministration A/S
1. Dataansvarlig, roller og kontaktoplysninger
Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Sven Westergaards Ejendomsadministration A/S (”SWE”, ”vi”, ”os”) behandler personoplysninger i forbindelse med administration af andelsboligforeninger, ejerforeninger og udlejningsejendomme.
Sven Westergaards Ejendomsadministration A/S
CVR‑nr.: 26112702
St. Kongensgade 24B
1264 København K
E‑mail: swe@swe.dk
Telefon: 33 13 78 00
Som udgangspunkt agerer SWE databehandler på vegne af de foreninger og udlejere, vi administrerer for, som dermed er dataansvarlige for behandlingen af dine personoplysninger.
I enkelte situationer kan SWE være selvstændig dataansvarlig, fx i relation til egne leverandører, økonomi og driftsforhold.
Hvis du har spørgsmål til vores behandling af personoplysninger, eller ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os via ovenstående oplysninger.
2. Kategorier af registrerede og typer af oplysninger
Vi behandler personoplysninger om følgende grupper:
- Andelshavere og potentielle købere/sælgere af andelsboliger
- Ejerlejlighedsejere og potentielle købere/sælgere
- Lejere og ansøgere til lejemål
- Pårørende, garanter, medlejere og andre husstandsmedlemmer i det omfang, det er relevant
- Kontaktpersoner hos leverandører, samarbejdspartnere og rådgivere
Afhængigt af relationen kan vi behandle følgende typer oplysninger om dig:
Almindelige oplysninger
- Identifikations‑ og kontaktoplysninger: navn, adresse, e‑mail, telefonnummer, bolig‑/lejemålsnummer, evt. fødselsdato
- Oplysninger om dit andels‑, ejer‑ eller lejeforhold: kontrakter, vedtægter, andelsbeviser, overdragelsesaftaler, ind‑ og fraflytningsrapporter, husorden mv.
- Økonomiske oplysninger: opkrævninger, indbetalinger, restancer, betalingsaftaler, betalingshistorik, relevante kontooplysninger, forbrugsregnskaber mv.
- Forbrugsoplysninger: varme, vand, el, antenne/tv, internet, hvis det er en del af administrationen
- Oplysninger, som fremgår af skriftlig og elektronisk kommunikation mellem dig og os (fx e‑mails, brevhenvendelser, beskeder via digitale selvbetjeningsløsninger).
CPR‑nummer
Vi behandler dit CPR‑nummer, hvor det er nødvendigt og lovligt, fx i forbindelse med indgåelse og administration af lejekontrakt, betalingsaftaler, overdragelse af andels‑ eller ejerbolig, anmeldelse til offentlige myndigheder mv.
Særlige kategorier af oplysninger (følsomme oplysninger)
Som udgangspunkt behandler vi ikke følsomme oplysninger om dig.
Det kan dog forekomme, hvis det er nødvendigt og lovligt, fx:
- Helbredsoplysninger i forbindelse med særlige boligtilpasninger, prioritering af bolig eller dispensationer
- Oplysninger om sociale forhold og støtte efter serviceloven mv., når det er nødvendigt i forhold til administrationen.
I sådanne tilfælde behandler vi oplysningerne efter instruks fra den dataansvarlige og kun, når der er et særskilt retsgrundlag (fx samtykke eller relevant lovgivning).
3. Formål med behandlingen
Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål:
At administrere dit andels‑, ejer‑ eller lejeforhold, herunder opkrævning af boligafgift, fællesudgifter og husleje
At udarbejde og udsende forbrugsregnskaber, budgetter, årsregnskaber og øvrigt informationsmateriale
At håndtere ind‑ og fraflytning, herunder overdragelse af andels‑ og ejerboliger, flyttesyn, opgørelser og afregninger
At sikre overholdelse af foreningens vedtægter, husorden, lejekontrakt og anden relevant lovgivning
At behandle henvendelser, forespørgsler, klager og tvister fra beboere, ejere, andelshavere og andre interessenter
At håndtere økonomi, bogføring, revision, inkasso og retssager
At administrere leverandør‑ og samarbejdsrelationer, herunder kontaktpersoner hos eksterne parter
At opfylde vores retlige forpligtelser efter gældende lovgivning (fx bogføringslovgivning, bolig‑ og lejelovgivning, skatte‑ og selskabslovgivning).
4. Retsgrundlag for behandlingen
Vi behandler dine personoplysninger på baggrund af følgende retsgrundlag, afhængigt af karakteren af forholdet:
Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (nødvendig for opfyldelse af en kontrakt), fx i forbindelse med lejekontrakter, overdragelsesaftaler mv.
Artikel 6, stk. 1, litra c (nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse), fx efter bogføringslovgivning, bolig‑ og lejelovgivning eller anden relevant lovgivning
Artikel 6, stk. 1, litra f (nødvendig for at forfølge legitime interesser), fx administration af ejendomme, håndtering af restancer og tvister, generel drift og service, hvor disse interesser ikke tilsidesættes af dine interesser eller grundlæggende rettigheder
Artikel 6, stk. 1, litra a (samtykke), hvor vi i særlige situationer baserer en behandling på dit samtykke.
For CPR‑nummer anvendes databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, fx når det følger af lovgivning eller er nødvendigt som entydig identifikation i relation til kontrakter, betalingsaftaler og boligadministration.
For særlige kategorier af oplysninger (følsomme oplysninger) anvendes databeskyttelsesforordningens artikel 9 samt relevante bestemmelser i dansk lovgivning, og i mange tilfælde indhentes dit udtrykkelige samtykke.
Hvis en behandling er baseret på samtykke, kan du til enhver tid trække dit samtykke tilbage.
Tilbagekaldelse påvirker ikke lovligheden af behandlingen, der er sket inden tilbagekaldelsen.
5. Cookies og online‑sporing
Når du besøger vores hjemmeside, behandles visse oplysninger om dig ved brug af cookies og lignende teknologier.
Du kan læse nærmere om, hvilke cookies vi anvender, til hvilke formål, og hvordan du kan ændre eller trække dit samtykke tilbage, i vores cookiedeklaration, som du finder her: [cookiedeklaration].
6. Kilder til personoplysninger
Vi indsamler typisk oplysningerne direkte fra dig, fx når du indgår lejekontrakt, køber/indtræder i en andels‑ eller ejerbolig, kommunikerer med os, eller anvender vores selvbetjeningsløsninger.
Derudover kan vi modtage oplysninger om dig fra:
- Den dataansvarlige forening/udlejer
- Offentlige myndigheder (fx SKAT, kommunen, Huslejenævn)
- Rådgivere (advokater, ejendomsmæglere, administratorer mv.)
- Kreditoplysningsbureauer og inkassoselskaber, hvor dette er lovligt
- Andre beboere/ejere i det omfang, det er relevant for administrationen.
7. Modtagere og videregivelse af personoplysninger
Når det er nødvendigt og lovligt, kan vi videregive dine personoplysninger til følgende kategorier af modtagere:
- Den relevante andelsboligforening, ejerforening eller udlejer, herunder bestyrelse og deres rådgivere
- Offentlige myndigheder, herunder skattemyndigheder, Huslejenævn, fogedret, domstole og socialforvaltninger
- Revisorer, advokater og andre professionelle rådgivere
- Forsynings‑ og serviceleverandører: fx varme, vand, el, antenne/tv‑leverandører, internetudbydere mv.
- Betalingsformidlere og finansielle institutioner (fx banker, betalings‑ og opkrævningsløsninger)
- IT‑leverandører og hosting‑/driftsleverandører, der leverer fx:
- ejendomsadministrationssystemer
- økonomi‑ og bogføringssystemer
- dokumenthåndtering og digital signering
- e‑mail‑ og kommunikationsløsninger
- backup‑, sikkerheds‑ og supportydelser
- webhosting og selvbetjeningsportaler.
Vi indgår databehandleraftaler med eksterne databehandlere, der behandler personoplysninger på vores vegne, og sikrer, at de kun behandler oplysningerne efter vores instruks og under passende sikkerhed.
8. Overførsel til tredjelande (uden for EU/EØS)
Som udgangspunkt overfører vi ikke personoplysninger til lande uden for EU/EØS.
Hvis det bliver nødvendigt, fx fordi en leverandør eller et IT‑system er placeret uden for EU/EØS, vil en sådan overførsel kun ske, når der er etableret et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, fx ved brug af EU’s standardkontraktbestemmelser eller andre godkendte overførselsgrundlag.
9. Opbevaring, slettefrister og sikkerhed
Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt til opfyldelse af de formål, de er indsamlet til, og så længe det følger af lovkrav eller hensynet til dokumentation af krav og rettigheder.
Det betyder blandt andet, at:
- Oplysninger relateret til kontraktforhold (fx lejekontrakt, overdragelsesaftaler) kan blive opbevaret i hele kontraktens løbetid samt i en periode efter ophør, hvor det er nødvendigt af hensyn til krav, forældelsesfrister og dokumentationspligt
- Regnskabsmateriale og betalingsoplysninger typisk opbevares i mindst 5 år efter udløbet af det regnskabsår, oplysningerne vedrører, jf. bogføringslovgivningen
- Oplysninger, der kun er nødvendige til løbende kommunikation, slettes eller anonymiseres, når de ikke længere er relevante.
Vi har truffet passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine personoplysninger mod uautoriseret adgang, ændring, offentliggørelse eller ødelæggelse.
Det omfatter bl.a. adgangsstyring, backup, kryptering, logning og løbende vurdering af sikkerhedsniveauet.
10. Dine rettigheder
Som registreret har du efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig:
- Ret til indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig, og ret til at modtage en kopi
- Ret til at få urigtige eller ufuldstændige oplysninger om dig rettet
- Ret til i særlige tilfælde at få oplysninger om dig slettet
- Ret til i visse tilfælde at få begrænset behandlingen af dine oplysninger
- Ret til at gøre indsigelse mod vores behandling, særligt hvis behandlingen sker på baggrund af vores eller den dataansvarliges legitime interesser
- Ret til dataportabilitet i visse tilfælde, når behandlingen sker på baggrund af samtykke eller kontrakt, og behandlingen er automatiseret.
- Hvis behandlingen er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække samtykket tilbage.
Hvis du ønsker at gøre brug af én eller flere af dine rettigheder, skal du kontakte os via kontaktoplysningerne ovenfor.
Vi vil behandle din anmodning så hurtigt som muligt og som udgangspunkt inden for 1 måned.
11. Klage til Datatilsynet
Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til først at kontakte os.
Du har også ret til at indgive en klage til Datatilsynet:
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
www.datatilsynet.dk
12. Ændringer af denne privatlivspolitik
Vi forbeholder os retten til at opdatere og ændre denne privatlivspolitik.
Ved væsentlige ændringer vil vi tydeligt informere herom på vores hjemmeside og/eller via direkte kommunikation.