1. Valg og sammensætning af bestyrelsen

Bestyrelsen vælges af generalforsamlingen. Valgbare er normalt kun foreningens medlemmer og disses ægtefæller, og ifølge normalvedtægten tillige nærtstående slægtninge. Et samboende par, der ikke er gift, vil normalt blive betragtet som ægtefæller i relation til spørgsmålet om valgbarhed.
Ordningen i en vedtægt, hvorefter man vælges for 2 år ad gangen, fungerer normalt tilfredsstillende, men der kan naturligvis i den enkelte forening være andre vedtægtsbestemmelser om valg af formand og bestyrelse. Eksempelvis kan der være bestemmelser om, at formand, bestyrelse og suppleanter afgår hvert år, eller at bestyrelsen selv konstituerer sig med formand (og næstformand), ligesom der kan være præciserende bestemmelser om rækkefølgen for suppleanternes eventuelle indtræden i bestyrelsen, således at eksempelvis den suppleant, der har fået flest stemmer, eller den suppleant, der i en sammenhængende periode har været suppleant i længst tid el. lign., først indtræder i bestyrelsen.
Suppleanterne er ikke suppleanter for bestemte bestyrelsesmedlemmer, men for bestyrelsen som helhed, herunder formanden. Suppleanten indtræder formelt som bestyrelsesmedlem, når et bestyrelsesmedlem afgår midt i en valgperiode. Suppleanten indtræder næppe blot ved et bestyrelsesmedlems fravær til et enkelt møde el. lign.
Såfremt formanden afgår midt i en valgperiode, er bestyrelsen utvivlsomt berettiget til selv at konstituere sig med en ny formand blandt bestyrelsesmedlemmerne, og det kan være naturligt, men næppe påkrævet, at en evt. næstformand udpeges som formand.
 

2. Bestyrelsens opgaver og pligter

Det er bestyrelsens opgave på en tilstrækkelig og forsvarlig måde at forestå foreningens daglige drift i enhver henseende under iagttagelse af lovgivningen, foreningens formål og vedtægter, og de på generalforsamlingen trufne beslutninger og den givne bemyndigelse.
Det er muligt, at foreningen har valgt eller antaget en administrator, men principielt medfører dette ikke, at bestyrelsens ansvar dermed begrænses forsåvidt angår de opgaver, der er overgivet til administrator, men reelt betyder det naturligvis, at bestyrelsen (også) for sit vedkommende kan drage administrator til ansvar for de fejl, der måtte være begået af administrator.

Bestyrelsens opgaver og pligter kan eksempelvis være følgende:

at sørge for, at den til enhver tid værende lovgivning i relation til foreningens ejendom (herunder bygnings-, miljø-, vejlovgivningen m.v.), ansatte (herunder funktionær- og ferieloven, skattevæsenet m.v.), regnskabsførelsen (herunder bogføringsloven) m.v. iagttages at føre de af generalforsamlingen trufne beslutninger ud i livet under overholdelse af den givne bemyndigelse, eksempelvis i relation til årsbudgettets størrelse at påse overholdelse af foreningens vedtægter, eksempelvis i relation til eventuelle bestemmelser om benyttelse af fællesejendom, husorden eller andet at sørge for nødvendig og forsvarlig vedligeholdelse og fornyelse af ejendommen at sørge for rettidig og behørig indkaldelse til generalforsamling, bilagt behørigt regnskab for det forgangne år og driftsbudget for indeværende eller kommende år, samt eventuelle forslag fra bestyrelsen eller andre at sørge for rettidig opkrævning af fællesbidrag og behørig anvisning og rettidig betaling af regninger
at sørge for tegning af nødvendige forsikringer at føre et forsvarligt regnskab, herunder en behørig forvaltning af medlemmernes eventuelle formue at føre kontrol og tilsyn med administrator.

Bestyrelsen kan i de enkelte vedtægter være tillagt andre specifikke opgaver, herunder opgaver der ellers normalt ville henhøre under generalforsamlingens kompetence.
 

3. Bestyrelsens beslutninger

Der er ofte i vedtægterne bestemmelser om, at bestyrelsen kun er beslutningsdygtig, når et vist antal medlemmer er til stede (quorum). Beslutninger træffes af de mødende bestyrelsesmedlemmer med almindelig stemmeflerhed (simpel stemmeflerhed).

Der stemmes efter antal (hoveder) og altså eksempelvis ikke efter fordelingstal. Såfremt restejendommens ejer i en ejerforening er repræsenteret i bestyrelsen, har det i relation til bestyrelsesarbejdet ingen betydning, om der måtte være foretaget genudlejning af ejerlejligheder efter udgangen af 1979.

I relation til bestyrelsesmedlemmernes habilitet antages det, at der gælder strengere regler om inhabilitet for medlemmerne i bestyrelsen end for deltagerne på en generalforsamling. Såfremt et givent emne på bestyrelsesmødet vedrører et af bestyrelsesmedlemmerne må den pågældende utvivlsomt blive betragtet som inhabil, således at vedkommende udover en evt. forelæggelse af problemstillingen ikke kan deltage i behandlingen af emnet, og naturligvis slet ikke i afstemningen vedrørende dette.

Det optimale er selvsagt, at den pågældende, således som det ville være tilfældet med alle andre medlemmer af foreningen, der ikke er medlemmer af bestyrelsen, indgiver en skriftlig fremstilling og herefter forlader mødet, medens emnet behandles af de øvrige bestyrelsesmedlemmer.
 

4. Bestyrelsesmødernes forløb

Det er formandens opgave at indkalde til bestyrelsesmøder, når der er anledning hertil, og ifølge normalvedtægten normalt også når 2 medlemmer af bestyrelsen begærer dette.
Indkaldelsen bør naturligvis angive tid og sted, og bør normalt også opregne de emner, der skal behandles.

Møderne afholdes normalt på ejendommen, men det er vel sædvanligt - i hvert fald i større ejendomme - at i hvert fald ét møde afholdes hos administrator, typisk det møde, hvor man planlægger generalforsamlingen, gennemgår regnskab og fastlægger budgettet.

Det er klart, at bestyrelsesmødet vil fungere bedst, hvis dette er ordentligt forberedt, og de nødvendige bilag er til stede.

Ofte holdes bestyrelsesmøderne på en fast dag om måneden (hver anden måned el. lign.), eller datoen for bestyrelsesmøderne kommunikeres til de andre medlemmer ved opslag i ejendommen, således at foreningens andre medlemmer har mulighed for at indsende forslag, ansøgninger eller andet, der ønskes behandlet af bestyrelsen.

Vedtægterne vil normalt foreskrive, at bestyrelsen skal udarbejde et kort referat af forhandlingerne på bestyrelsesmødet. Et sådant referat vil normalt have form af et beslutningsreferat, hvor man angiver, hvilket emne der har været til behandling, hvilken beslutning der blev truffet, og hvem der i givet fald tager sig af det videre fornødne. Der er sjældent behov for nærmere at redegøre for de enkelte synspunkter, men det kan være naturligt at angive begrundelsen for eller de hensyn, der har ført til den givne beslutning.

Mange bestyrelser benytter sig af fremgangsmåden med en såkaldt rullende dagsorden, hvor et punkt først fjernes fra dagsordenen, når dette er endeligt behandlet og beslutning truffet, hvorefter punktet evt. kan overgå til et orienteringspunkt.

Bestyrelsesmøderne og bestyrelsens (sam)arbejde kan naturligvis fungere på mange måder, men det optimale er, at der ikke blot sker en passiv behandling af de løbende tilbagevendende problemkredse eller af de enkeltsager, der trænger sig på, men at bestyrelsen tager sig tid til at drøfte og analysere foreningens og ejendommens overordnede og generelle forhold, og om muligt lægger en linie for den daglige drift for herefter at fremkomme med idéforslag til løsning af de mangeartede opgaver og til forbedring af ejendommens og medlemmernes forhold, alt med henblik på at tage initiativ til at gennemføre disse foranstaltninger, eller fremsætte forslag herom på kommende generalforsamlinger. Foreningens medlemmer er bedst tjent med en aktiv og initiativrig bestyrelse, og det er nu engang mest interessant og spændende for bestyrelsesmedlemmerne at være medlem af en sådan bestyrelse, hvor arbejdet ikke opfattes som en sur pligt, men snarere som en mulighed for at præge udviklingen.
 

5. Generalforsamlingsindbringelse

Det står ethvert medlem frit for at fremsætte et forslag på generalforsamlingen, der vedrører et emne, som må antages at henhøre under bestyrelsens kompetence, og som bestyrelsen måske allerede måtte have taget stilling til. Generalforsamlingen kan herefter frit træffe en anden beslutning end bestyrelsen og dermed ændre bestyrelsens beslutning forsåvidt angår tiden fremover, men har retsvirkningerne af bestyrelsens beslutning allerede udmøntet sig, kan denne naturligvis ikke omgøres af generalforsamlingen.
Et sådant forslag fra et medlem af foreningen kan først behandles på foreningens ordinære generalforsamling.

Nogle vedtægter indeholder dog bestemmelse om, at en vis procentdel eller brøkdel af foreningens medlemmer efter antal eller efter fordelingstal kan begære afholdt ekstraordinær generalforsamling til behandling af et givent emne, herunder evt. også emner, der allerede har været behandlet af bestyrelsen.

Det er en grundlæggende foreningsretlig regel, at et medlem, hvem bestyrelsens afgørelse direkte vedrører, kan indbringe den af bestyrelsen trufne afgørelse for generalforsamlingen. En sådan indbringelse må normalt antages at have opsættende virkning for effektuering af den pågældende beslutning, idet denne først er endelig truffet, når generalforsamlingen har stadfæstet denne.
 

6. Bestyrelsens bemyndigelse og legitimation, tegningsregler

Spørgsmålet om bestyrelsens bemyndigelse og legitimation (fuldmagt) og spørgsmålet om tegningsregler vedrører spørgsmålet om, hvorvidt foreningen og dermed dennes medlemmer er bundet (forpligtet) overfor tredjemand forsåvidt angår de kontraktlige dispositioner, som bestyrelsen eller et eller flere af bestyrelsens medlemmer har truffet.

6.1. Bestyrelsens stillingsfuldmagt
Bestyrelsen må i forhold til foreningen og dennes medlemmer antages at besidde en form for stillingsfuldmagt.
Handler bestyrelsen indenfor sin bemyndigelse, er foreningen kontraktligt forpligtet overfor tredjemand. Der kan selvsagt ikke opstå spørgsmål om bestyrelsens (erstatnings) ansvar overfor foreningen, da dispositionen jo er i orden.

Handler bestyrelsen udenfor sin bemyndigelse, men indenfor sin legitimation (fuldmagt), er foreningen kontraktligt forpligtet overfor tredjemand, såfremt tredjemand er i god tro, medens foreningen ikke er forpligtet, såfremt tredjemand er i ond tro, d.v.s. i de tilfælde, hvor tredjemand indså eller burde vide, at bestyrelsen handlede udenfor sin bemyndigelse. Såfremt foreningen er forpligtet overfor tredjemand, kan der opstå spørgsmål om bestyrelsens (erstatnings) ansvar overfor foreningen og de enkelte medlemmer.

Såfremt bestyrelsen handler udenfor såvel sin bemyndigelse som sin legitimation (fuldmagt), er foreningen ikke kontraktligt forpligtet overfor tredjemand. Der kan i denne situation opstå spørgsmål om bestyrelsens (erstatnings) ansvar overfor tredjemand.

6.2. Tegningsregler
I normalvedtægten og i de fleste individuelle vedtægter er der bestemmelser om tegningsret, eksempelvis bestemmelse om at foreningen forpligtes ved underskrift af bestyrelsesformanden (eller næstformanden) sammen med et andet medlem af bestyrelsen.

6.3. Fuldmagtens grænser
Rækkevidden af bestyrelsens bemyndigelse (kompetence) må afgøres i overensstemmelse med vedtægterne og de på generalforsamlingen trufne beslutninger og dermed i alt væsentlighed i overensstemmelse med de pligter (og opgaver), der er pålagt bestyrelsen.
Bestyrelsen vil eksempelvis normalt kun være bemyndiget og legitimeret til at rekvirere udført de løbende og sædvanlige istandsættelses- og reparationsarbejder, og rekvireres der arbejder, der falder udenfor dette, vil tredjemand som udgangspunkt ikke, i hvert fald ikke i forhold til ejerforeningen, kunne støtte ret på aftalen. Der må altså her tilvejebringes en konkret bemyndigelse i form af en generalforsamlingsbeslutning.

Det kan tænkes, at de rekvirerede arbejder nok i almindelighed må karakteriseres som løbende og sædvanlige istandsættelses- og reparationsarbejder, men at beslutningen om udførelse af disse arbejder desuagtet burde have været forelagt generalforsamlingen som følge af, at der eksempelvis er flere valg- eller løsningsmuligheder. Det kan også tænkes, at der eksempelvis på generalforsamlingen er truffet beslutning om maling af ejendommens trappeopgange indenfor en maksimal beløbsramme, men at denne beløbsramme af forretningsmæssige årsager ikke viderekommunikeres til håndværkeren, hvorefter bestyrelsen indgår aftale med den pågældende for et beløb, der overstiger den givne beløbsramme, eller det kan tænkes, at der i bestyrelsen træffes beslutning om, at man på grund af dårlige erfaringer eller andet ikke ønsker at gøre brug af en bestemt håndværker, hvorefter ejerforeningens formand desuagtet rekvirerer arbejder hos den pågældende. I disse tilfælde overskrider bestyrelsen henholdsvis bestyrelsens formand sin bemyndigelse, men da det må antages, at dispositionen falder indenfor bestyrelsens henholdsvis bestyrelsesformandens legitimation, og da tredjemand normalt vil være i god tro, vil ejerforeningen som udgangspunkt blive forpligtet overfor tredjemand.
 

7. Bestyrelsens ansvar

Bestyrelsen kan pådrage sig såvel et strafansvar som et erstatningsansvar.

7.1. Strafansvar
Et strafansvar (typisk bøde) overfor det offentlige forudsætter, at der (typisk forsætligt eller ved grov uagtsomhed) er sket overtrædelse af gældende lovgivning, og at der i nævnte lovgivning er udtrykkelig og klar hjemmel til at sanktionere denne overtrædelse med straf.
I andelsbolig- og ejerforeninger kan spørgsmålet om strafansvar eksempelvis blive aktuelt i forbindelse med overtrædelse af bestemmelser i byggelovgivningen, herunder brandsikrings- og miljølovgivningen, og i forbindelse med overtrædelse af bestemmelser i bogføringslovgivningen.

Bestyrelsen bør selvsagt være opmærksom på disse forhold, men har foreningen antaget professionelle rådgivere, vil der i almindelighed ikke opstå spørgsmål om strafansvar i forbindelse med den normale og daglige drift af foreningen og ejendommen.

7.2. Erstatningsansvar
Bestyrelsen er (erstatnings) ansvarlig for sine handlinger eller undladelser såvel overfor foreningen og dennes medlemmer som overfor tredjemand.
Ansvaret kan vedrøre såvel erstatningsansvar udenfor kontrakt (eksempelvis hvor en forbipasserende - medlem eller ikke medlem - får en tagsten i hovedet) som erstatningsansvar indenfor kontrakt (eksempelvis hvor bestyrelsen ikke sørger for rettidig betaling af regninger, låneydelser m.v. i overensstemmelse med de indgåede aftaler, eller hvor bestyrelsen handler udenfor sin bemyndigelse, men også de tilfælde, hvor bestyrelsen ikke sørger for en forsvarlig pasning og administration af ejendommen i overensstemmelse med vedtægterne).

Et erstatningsansvar forudsætter,

at bestyrelsesmedlemmet har handlet uforsvarligt (forsætligt eller uagtsomt) og dermed anderledes end en almindelig fornuftig person ville have gjort i tilsvarende situation,
at der er lidt og kan dokumenteres et tab, og at der er den fornødne årsagssammenhæng m.v. mellem den uforsvarlige adfærd og det lidte tab.

Der kan normalt ikke blive tale om et kollektivt bestyrelsesansvar forstået på den måde, at alle bestyrelsens medlemmer (automatisk) bliver ansvarlige, når det eksempelvis blot er et af medlemmerne, der har taget af kassen, eller et af medlemmerne, der uden tilstrækkelig bemyndigelse har indgået aftale med tredjemand.

Selvom der ikke gælder et kollektivt bestyrelsesansvar, vil de øvrige medlemmer af bestyrelsen desuagtet ofte kunne pådrage sig et erstatningsansvar for den uforsvarlige adfærd, der isoleret set udvises af et enkelt bestyrelsesmedlem. Dette skyldes i så fald, at man kan bebrejde de øvrige medlemmer af bestyrelsen, at de har forsømt at opstille passende retningslinier eller forsømt at gribe ind i tide.

7.2.1. Ansvar overfor foreningen
Bestyrelsens erstatningsansvar overfor foreningen (alle medlemmerne) vil kunne opstå i alle de situationer, hvor bestyrelsen har forsømt sine pligter eller overskredet sin kompetence, og derved påført foreningen et tab, evt. derved at foreningen bliver kontraktligt forpligtet overfor tredjemand.

7.2.2. Ansvar overfor det enkelte medlem
Bestyrelsens erstatningsansvar overfor det enkelte medlem vil kunne opstå enten forsåvidt angår det enkelte medlems andel af det tab, der påføres foreningen som sådan eller forsåvidt angår de løfter eller afslag, bestyrelsen uberettiget og dermed uforpligtende for foreningen afgiver eller undlader at afgive overfor det pågældende medlem.
En generalforsamlingsbeslutning om, at foreningen ikke vil gøre ansvar gældende mod bestyrelsen, kan næppe binde det enkelte medlem (der har stemt imod) hverken i den ene eller den anden situation.

7.2.3. Ansvar overfor tredjemand
Bestyrelsens erstatningsansvar overfor tredjemand vil isoleret set typisk kun foreligge i de situationer, hvor tredjemand lider tab som følge af, at bestyrelsen har overskredet sin bemyndigelse og legitimation, og hvor tredjemand således ikke kan gøre de kontraktlige forpligtelser gældende overfor foreningen. I de fleste andre tænkelige situationer vil tredjemand, der måtte have et erstatningskrav i eller udenfor kontrakt som følge af bestyrelsens forsømmelser, antagelig normalt rette kravet mod foreningen som sådan. Foreningen vil herefter evt. kunne rejse et regreskrav overfor bestyrelsen.
 

8. Ugyldighed

Det er vel klart, at såfremt bestyrelsen bliver opmærksom på, at man måske har overskredet sin bemyndigelse, vil bestyrelsen om muligt undlade at effektuere beslutningen eller på anden måde begrænse virkningerne af denne, eller, hvis dette ikke er muligt, foranledige at spørgsmålet hurtigst muligt indbringes på en ekstraordinær generalforsamling i håb om generalforsamlingens efterfølgende opbakning.
Har bestyrelsen overskredet sin bemyndigelse, er bestyrelsens beslutning ugyldig, således at de enkelte medlemmer i princippet kan undlade at efterkomme beslutningen eller undlade at opfylde deres del af de økonomiske forpligtelser, der måtte følge af beslutningen.

Princippet om, at de enkelte medlemmer grundet beslutningens ugyldighed kan undlade at opfylde deres del af forpligtelsen må vige i de tilfælde, hvor foreningen som sådan desuagtet bliver forpligtet overfor tredjemand. Her må medlemmerne i første omgang tilvejebringe det økonomiske grundlag for, at foreningen kan opfylde sin forpligtelse, og foreningen eller de enkelte medlemmer må herefter søge deres eventuelle tab ved beslutningen erstattet hos bestyrelsen. Foreningen må naturligvis i det omfang, det er muligt, søge at begrænse forpligtelserne og dermed størrelsen af det eventuelle erstatningskrav overfor bestyrelsen.
 

9. Forebyggelse af bestyrelsesansvar

9.1. Bestyrelsens basale opgaver og pligter
Bestyrelsens helt grundlæggende pligter i et erhvervsdrivende selskab er
at sørge for en forsvarlig organisation
at give den daglige ledelse retningslinier og anvisninger
at påse at de økonomiske forhold / den økonomiske forvaltning kontrolleres tilfredsstillende at tage sig af usædvanlige og væsentlige beslutninger.
Selvom der i det praktiske er betydelig forskel på de opgaver, der skal løses i et erhvervsdrivende selskab og i en andelsbolig- og ejerforening, må disse grundlæggende og almindelige pligter ikke glemmes i det daglige bestyrelsesarbejde.

Bestyrelsesmedlemmerne i en sådan forening må som alle andre bestyrelsesmedlemmer løbende spørge sig selv:

hvordan man på den bedste måde vedligeholder og udvikler ejendommen og dennes forhold til bedste for ejerforeningens medlemmer om aktiviteterne er i overensstemmelse med lovgivningen og ejerforeningens vedtægter

hvordan man sikrer sig, at der såvel løbende som vedrørende enkeltstående dispositioner er tilstrækkelige midler til at kunne svare enhver sit, især hvis de økonomiske problemer trænger sig på

hvordan man kan undgå risiko for besvigelser og sikre at regnskabet, regnskabstal m.v. er i orden og er til at stole på

hvordan man etablerer en forsvarlig organisation dels i bestyrelsen og dels ved evt. at ansætte administrator, ejendomsfunktionærer el. lign., og sørge for en behørig revision

hvordan man sikrer sig, at det er foreningens interesser og formål, der varetages, og hvorledes man således undgår risiko for uhæderlighed og uredelighed, som domstolene altid vil se strengt på.

9.2. Bestyrelsesmedlemmernes basale rettigheder
Bestyrelsesmedlemmernes rettighederne kan ikke adskilles fra pligterne, for rettighederne kan være nødvendige for at kunne opfylde sine pligter.
Bestyrelsesmedlemmernes rettigheder i en forening er ikke væsentligt forskellige fra de rettigheder, der generelt antages at gælde for medlemmer af en bestyrelse f. eks. i et erhvervsdrivende selskab.

Bestyrelsesmedlemmer har bl.a. ret til

at få alle oplysninger om foreningen, herunder at få en kopi alle dokumenter udleveret og at se alle originale dokumenter
at kræve bestyrelsesmøder indkaldt
at deltage i bestyrelsesmøder, herunder at tale, stemme og stille forslag
at få protokolleret særstandpunkter
at træde ud af bestyrelsen
at kræve at revisor og administrator deltager i bestyrelsesmøder, hvis der er behov herfor.

9.3. Kriterier for bestyrelsesmedlemmernes erstatningsansvar
Et erstatningsansvar for det enkelte bestyrelsesmedlem forudsætter som nævnt, at der er foretaget en uforsvarlig handling eller (ofte mere typisk) en uforsvarlig undladelse, altså eksempelvis hvor det kan bebrejdes, at den pågældende burde have vidst bedre eller burde have undersøgt bedre.

Normalt er der en relativ bred margin for fejlskøn, hvis skønnet blot er forsvarligt indenfor formålet, men følges "uvedkommende" formål / interesser skal man passe på, og i hvert fald sørge for fuld oplysning herom. Hvis der er tale om mulige risikable dispositioner, er der anledning til at udvise ekstra forsigtig. Når og hvis advarselslamperne blinker, skal man reagere for at undgå ansvar, men har man søgt at sikre sig, er der ikke ansvar, selvom det ikke lykkes.

Man kan diskutere, om der er forskel på et nyt henholdsvis et gammelt bestyrelsesmedlem. Det er som udgangspunkt klart, at er nyt bestyrelsesmedlem ikke kan hæfte for gamle beslutninger, men man kan hæfte for, at de fortsætter og ikke bringes til ophør. Der vil selvsagt være forståelse for, at et nyt medlem ikke med dags varsel kan sætte sig ind i tingene, men man kan ikke blive ved med at bruge denne undskyldning.

Man kan ligeledes diskutere, om der er forskel på ansvaret for foreningens formand og et almindeligt bestyrelsesmedlem. Formanden vil i praksis ofte være initiativtager, koordinator, talsmand udadtil, og have den primære forbindelse med administrator eller andre. Formanden vil derfor ofte vide eller få kendskab til mere, og derfor nok også have større risiko for at ifalde ansvar ("arbejdende bestyrelsesformand").

Generelt kan man formentlig konkludere, at der risiko for at ifalde et (erstatnings) ansvar, hvis man har negligeret sit bestyrelsesarbejde, plejet særinteresser eller siddet blinkende advarselslamper overhørig, mens formodningen er imod et ansvar, hvis man på et ordentligt og tilstrækkeligt oplyst grundlag, som en "fornuftig generalist" træffer en saglig rimelig disposition, selvom denne efterfølgende i bakspejlet viser sig at være forkert eller uhensigtsmæssig.

9.4. Forrretningsorden
Bestyrelsen og de enkelte bestyrelsesmedlemmer kan selv gøre en del for at forbedre chancerne og sandsynligheden for, at man holdes til ilden, og at de rigtige og korrekte oplysninger kommer frem, dels ved at fastlægge retningslinier for, hvilke procedurer eller arbejdsform man skal følge i bestyrelsen (de formelle retningslinier), og dels ved at gøre sig klart, hvilke emner man særligt bør have for øje og bør tage op med jævne mellemrum (de materielle arbejdsopgaver).

En af begrundelserne for at have faste retningslinier, der sikrer visse formalias overholdelse, og at emner bliver taget op, er det forhold, at man typisk i ansvarssager vil efterlyse, på hvilket grundlag man traf sin beslutning. Kan man blot dokumentere grundlaget, har man i vidt omfang allerede derved vundet slaget, men kan man intet huske herom, og er man dermed ikke i stand til at rekonstruere forløbet, er det svært. Den plausible forklaring på, at man blot har truffet en uheldig beslutning mangler simpelthen. Nogen vil måske sige, at man skal holde sig fra alt for mange faste retningslinier, for det er jo let bagefter, at konstatere om de har været overholdt eller ej, men fordelene opvejes dog nok af disse ulemper, men man behøver jo ikke at gøre retningslinierne så knivskarpe, at man næsten på forhånd kan sige, at de ikke bliver overholdt i praksis.

Bestyrelsen kan i en forretningsorden fastlægge retningslinier for procedurer og arbejdsform. Der kan være tale om f. eks. bestemmelser vedrørende

konstituering, herunder opgavefordeling, formand og nedsættelse af udvalg
møder, herunder varsel, indkaldelsesform, medsendte materiale, hyppighed, antal, hvem der kan indkalde, og hvem der kan deltage
beslutningsdygtighed, herunder bestemmelser om, hvor mange der skal være tilstede (quorum), om indkaldelse af suppleanter og om fuldmagt
afstemninger, herunder om flertal og om formandens stemme er afgørende ved stemmelighed

fast dagsorden, herunder om godkendelse og evt. underskrift af dokumenter og underskrift af referat, meddelelser fra formanden eller administrator, om økonomi og om næste bestyrelsesmøde

referater / forhandlings- og revisionsprotokol, herunder hvilke protokoller man skal have, hvad der skal stå, og hvordan det skal stå, om de skal underskrives af alle, også af ikke-tilstedeværende, og om de bestyrelsesmedlemmer, der er uenige / stemmer imod, har ret til at få tilført referatet den divergerende mening

andre forhold, f. eks. om tavshedspligt, om opbevaring af materiale m.v.
Bestyrelsen kan endvidere i en forretningsorden eller på anden måde fastlægge, hvilket materiale man skal have frem, og hvilke opgaver man skal eller bør påtage sig eller tage op for at kunne opfylde sine pligter på en betryggende måde. Der kan være tale om f. eks.

økonomigennemgang og regnskabsgennemgang, herunder udfærdigelse af budgetter og løbende budgetkontrol, der skal opstillet på en relevant, overskuelig og enkelt måde, ikke som tilfældige Edb udskifter eller med en masse detaljerede noter

lovgennemgang, herunder evt. redegørelse fra administrator vedrørende nyheder af interesse for ejerforeningen, udlevering af kopi af gældende hovedlove
forsikring, herunder spørgsmål om afdækning af risici og selvrisiko
bygningsdrift og vedligeholdelse, og afklaring af politik og planer på området

opgavefordelingen mellem bestyrelse, administrator og ejendomsfunktionær, samt udarbejdelse af anvisninger og retningslinier i forbindelse hermed.

9.5. 10 gode råd, 10 vigtigste fejl
Udover sådanne retningslinier for det løbende bestyrelsesarbejde, bør bestyrelsen og de enkelte bestyrelsmedlemmer være opmærksomme på nogle af de forhold, der ofte kan give anledning til problemer i forbindelse med bestyrelsesarbejde.

formanden, administrator eller ejendomsfunktionærerne beder ikke om råd før det er gået galt

bestyrelsen forherliger sin bestyrelsesformand eller administrator
bestyrelsen giver bestyrelsesformanden eller administrator for mange chancer
bestyrelsen indser ikke at en ny situation kan kræve ny type administrator eller ejendomsfunktionær
bestyrelsen viger tilbage for ubehagelige og kritiske diskussioner
bestyrelsesmedlemmerne stoler på hinanden i stedet for at tænke selvstændigt
bestyrelsen stilles overfor den "allerede trufne" beslutning
bestyrelsen får utilstrækkelig eller for sen dokumentation
bestyrelsen accepterer "ekspertudsagn" som fakta
der dannes kliker eller der er magtfulde personer i bestyrelsen.
Generelt kan man formentlig som en gylden regel i bestyrelsesarbejdet sige, at det enkelte bestyrelsesmedlem skal have mod til at gå efter sagen og kræve de nødvendige oplysninger, mod til at være lidt påståelig, når og hvis det er nødvendigt og mod til at stille de enkle ("dumme") spørgsmål.

9.6. Ansvarsforsikring
Det vil normalt være muligt for foreningen at tegne en bestyrelsesansvarsforsikring for en relativ beskeden årlig præmie i størrelsesordenen kr. 1000 - kr. 1500, dog ofte betinget af, at foreningens driftsmæssige og økonomiske forvaltning forestås af en advokat, og at foreningens årsregnskab revideres af en statsautoriseret eller registreret revisor.

Man kan teoretisk diskutere, om det er godt eller skidt at have forsikring, idet forsikringen måske kan inspirere til et krav eller sagsanlæg, der måske ellers ikke ville blive rejst. Man skal næppe gøre sig disse overvejelser, idet disse alt andet lige bør resultere i, at det er godt, fordi man trods alt er sikret, hvis uheldet er ude, og fordi domstolene måske herudover vil lempe på ansvaret, forsåvidt angår det tab, der ikke dækkes under forsikringen f. eks. på grund af dennes maksimum.

Som sikrede vil typisk være optaget foreningen samt bestyrelsesmedlemmer og suppleanter herfor, og forsikringen vil normalt dække det erstatningsansvar, sikrede måtte ifalde for formueskade påført tredjemand, når ansvaret skyldes en ansvarspådragende handling eller undladelse begået af et bestyrelsesmedlem eller suppleant, og når kravet er rejst (krav rejst princippet) i forsikringstiden. Det forhold, at forsikringen kun dækker formueskade påført tredjemand, udelukker næppe det erstatningsansvar, bestyrelsen måtte have pådraget sig overfor foreningen som sådan (foreningens medlemmer).

Forsikringen vil normalt være tegnet med et maksimum såvel for det enkelte krav som for det samlede antal skader indenfor et år, og normalt også med en selvrisiko på eksempelvis 10% af ethvert krav.

Forsikringen dækker ikke krav vedrørende person- eller tingskade, krav der kan henføres til forsæt eller grov uagtsomhed, krav vedrørende garantiansvar, bødekrav, krav vedrørende besvigelser såsom bedrageri, mandatsvig og underslæb, krav vedrørende tab opstået i forbindelse med anbringelse af foreningens midler m.v.