I en travl hverdag, kan det være svært at få tid til bestyrelsesmøder, og andre opgaver i foreningens regi. Det er derfor vigtigt at få det meste ud af jeres bestyrelsesmøder, således at bestyrelsesarbejdet ikke bliver en sur og tidsrig tjans.

Tid og sted for mødet

Vi anbefaler at bestyrelsen mødes en fast dag om måneden (hver anden måned el. lign), således at datoerne er kendte på forhånd. Hermed undgår I at andre aftaler får sneget sig ind i jeres muligt travle hverdag.

Møderne afholdes normalt på ejendommen, men det er sædvanligt at i hvert fald ét møde afholdes hos administrator. Her vil det typisk være det møde, hvor man planlægger generalforsamlingen, gennemgår regnskab og fastlægger budgettet.

Hvis datoerne for bestyrelsesmøderne bliver videregivet til foreningens yderligere medlemmer, giver det dem muligheden for at indsende forslag, ansøgninger eller andet, der ønskes behandlet af bestyrelsen.

Før mødet

Bestyrelsesmødet vil fungere bedst, hvis dette er ordentligt forberedt, og de nødvendige bilag er til stede. Sørg derfor at have lagt en dagsorden og gør jeg selv den tjeneste at have forslag, klager og andet på forhånd.

Under mødet

Mange bestyrelser benytter sig af fremgangsmåden med en såkaldt rullende dagsorden, hvor et punkt først fjernes fra dagsordenen, når dette er endeligt behandlet og beslutning truffet, hvorefter punktet evt. kan overgå til et orienteringspunkt. Vælg en dirigent for mødet så der ikke bruges tid på at tale i munden på hinanden.

Efter mødet

Vedtægterne vil normalt foreskrive, at bestyrelsen skal udarbejde et kort referat af forhandlingerne på bestyrelsesmødet. Et sådant referat vil normalt have form af et beslutningsreferat, hvor man angiver, hvilket emne der har været til behandling, hvilken beslutning der blev truffet, og hvem der i givet fald tager sig af det videre fornødne. Der er sjældent behov for nærmere at redegøre for de enkelte synspunkter, men det kan være naturligt at angive begrundelsen for eller de hensyn, der har ført til den givne beslutning.

Vær en aktiv bestyrelse

Bestyrelsesmøderne og bestyrelsens (sam)arbejde kan naturligvis fungere på mange måder, men det optimale er, at der ikke blot sker en passiv behandling af de løbende tilbagevendende problemkredse eller af de enkeltsager, der trænger sig på. Det er vigtigt at bestyrelsen tager sig tid til aktivt at drøfte og analysere foreningens og ejendommens overordnede og generelle forhold, og om muligt lægger en linje for den daglige drift for herefter at fremkomme med idéforslag til løsning af de mangeartede opgaver og til forbedring af ejendommens og medlemmernes forhold, alt med henblik på at tage initiativ til at gennemføre disse foranstaltninger, eller fremsætte forslag herom på kommende generalforsamlinger.

Foreningens medlemmer er bedst tjent med en aktiv og initiativrig bestyrelse, og det er nu engang mest interessant og spændende for bestyrelsesmedlemmerne at være medlem af en sådan bestyrelse, hvor arbejdet ikke opfattes som en sur pligt, men snarere som en mulighed for at præge udviklingen.

Huskeliste

• Fast månedligt møde (samt mindst ét årligt møde med administrator)
• Dagsorden for mødet
• Læs forslag m.m. på forhånd
• Vælg en dirigent
• Hold jer til ét emne ad gangen
• Følg op på at sager er afsluttet
• Skriv referat
• Vær en aktiv bestyrelse