Find de gode vejledninger her på siden

Registrering


1.1. Behovet for vedligeholdelse
I de fleste boligforeningsejendomme har boligerne køkken, toilet og baderum af en vis rimelig standard, og det er formentlig sjældent, at man kan betegne ejendommene som saneringsmodne.

Kravet til vedligeholdelse består typisk i et behov for at foretage reparation eller udskiftning af ejendommens tag, vinduer, facader, altaner og karnapper, og i et behov for at foretage hel eller delvis udskiftning af faldstammer og vandrør, og i visse tilfælde i et ønske om, at gå fra individuel opvarmning til kollektiv centralvarme. Herudover kan der være behov for istandsættelse af trappeopgange og fælleslokaler, herunder evt. indretning af fælleslokaler til festlokaler, vaskeri el. lign.

I praksis har det vist sig, at vedligeholdelse af ejendomme ofte sker i spring, når behovet bliver akut, og ikke efter en forud fastlagt plan. I visse tilfælde er vedligeholdelsen ikke optimal, hvilket kan skyldes, at medlemmerne måske mere tænker på ligheden som sådan end på hele ejendommens forhold, at foreningen har været ude i økonomiske vanskeligheder som følge at tab, at der måske er relativt hyppigt ejerskifte eller udlejning af lejligheder, så der ikke er den fornødne stabilitet i foreningen, eller at den enkelte ejlighedsejer ikke føler, at vedkommende får noget for pengene eller i hvert fald ikke en forøgelse af lejlighedens værdi, når der ofres penge på fællesejendommen.

Det er klart, at ejendommens vedligeholdelsesbehov ikke mindskes ved at udskyde problemerne, og spørgsmålet er derfor, hvorledes foreningen kan løse behovet på en tilfredsstillende måde, uden at dette medfører, at der pålægges de aktuelle ejere urimelige økonomiske byrder.

1.2. Formålet med registrering
Af mange årsager, men først og fremmest af hensyn til at sikre foreningen et tilstrækkeligt beslutningsgrundlag og med henblik på dels at undgå overraskelser og dels om muligt at udjævne omkostningerne over en årrække, bør foreningen sørge for at få registreret (fælles)ejendommens fysiske tilstand og få udarbejdet en plan over de nødvendige fremtidige vedligeholdelses- og forbedringsarbejder på ejendommen.
Foreningen bør derfor foranledige udarbejdet en tilstandsrapport og en vedligeholdelses- og forbedringsplan, og bestyrelsen bør sørge for, at der på det generalforsamlingsgodkendte budget, evt. som en særskilt post, er tilstrækkelige økonomiske midler til, at bestyrelsen med generalforsamlingens godkendelse kan afholde udgifterne til en sådan rapport eller vedligeholdelses- og forbedringsplan.

1.3. Tilstandsrapport
En tilstandsrapport kan i sagens natur udarbejdes på mange måder. Der kan eksempelvis hentes inspiration hertil i de rapporter, der udarbejdes efter bestemmelserne om tilstandsrapporter i lov om forbrugerbeskyttelse ved erhvervelse af fast ejendom, og i de rapporter der udarbejdes af byggeskadefonden i medfør af bestemmelserne om 5-års eftersyn i lov om boligbyggeri med tilhørende bekendtgørelser og cirkulærer m.v.
Der er klart, at man kan gennemgå visse bygningsdele med ejendommes faste håndværkere eller et entreprenørfirma for at høre deres syn på sagen eller få deres råd, men en egentlig tilstandsrapport bør udarbejdes af en uvildig arkitekt eller ingeniør eller anden teknisk sagkyndig med fornøden ansvarsforsikringsdækning. Hvis der under den pågældendes gennemgang og registrering af ejendommens tilstand opstår mistanke om forhold, hvor der er behov for videregående ekspertise eller undersøgelsesforanstaltninger, kan det være nødvendigt herudover at indhente bistand fra specialfirmaer, herunder f.eks. fra firmaer, der beskæftiger sig med og har det fornødne udstyr til at foretage TV-inspektion af rørledninger, tilbundsgående undersøgelser vedrørende mulige råd- og svampeproblemer, varmeanlæg m.v.

Tilstandsrapporten bør indeholde en registrering af den faktiske tilstand for de enkelte bygnings- og tilbehørsdele, og en registrering af om der er risiko for skade, eller om en konstateret defekt må antages at udvikle sig og medføre skade i større eller mindre omfang. I forbindelse hermed bør der foretages en foreløbig prioriteret oplistning af de arbejder, der må betegnes som værende uopsættelige, og som skal udføres nu eller indenfor en kortere frist, af de arbejder der må betegnes som værende nødvendige, men som kan indgå som led i den løbende vedligeholdelse, og af de arbejder der må betegnes som værende ønskelige, men ikke strengt nødvendige, og som kan være udtryk for en forbedring, alt kombineret med en kort beskrivelse af de foranstaltninger, der skal udføres og et overslag over de udgifter, der er forbundet hermed.

Tilstandsrapporten bør revideres løbende, eksempelvis hver 3. eller 5. år, eller i hvert fald når der opstår mistanke om, at rapportens konklusioner kan være forældede.

1.4. Vedligeholdelsesplan
Tilstandsrapporten danner grundlag for udarbejdelse af en samlet plan for ejendommens vedligeholdelse m.m. Der kan hentes inspiration i de plan- og budgetskemaer, der eksempelvis anvendes indenfor det almennyttige boligbyggeri, hvor der er krav om udarbejdelse af 10-års budgetter vedrørende såkaldt planlagt og periodisk vedligeholdelse.
Vedligeholdelsesplanen bør selvsagt indeholde de uopsættelige vedligeholdelsesarbejder, men er ellers først og fremmest en plan over, hvorledes og hvornår man skønner, at den løbende nødvendige og ønskelige vedligeholdelse mest hensigtsmæssigt kan udføres. Derved undgår man, at tidspunktet for og udførelsen af de enkelte vedligeholdelsesarbejder får karakter af tilfældigheder og uopsættelige reparationer. Omvendt sikrer man dels om muligt at udjævne omkostningerne til vedligeholdelse over en årrække, og dels at opnå de økonomiske fordele ved en koordineret indsats, således at man f. eks. derved imødegår, at man kort tid efter, at der har været opsat stillads for at reparere eller udskifte taget, påny skal opsætte stillads for at reparere vinduer eller facade.

Planen kan normalt kun udarbejdes i en dialog mellem foreningen (foreningens bestyrelse), viceværten og den tekniske rådgiver, idet foreningen selvsagt bør og skal have afgørende indflydelse på den valgte prioritering af opgaverne, og om man, ejendommens forhold taget i betragtning, ønsker, at planen skal være udtryk for en blot bevarende vedligeholdelse eller udtryk for en genopretning eller forbedring af ejendommen.

Planen bør antagelig mindst strække sig over 10 år og indeholde en beskrivelse af de arbejder, der foreslås udført i de enkelte år, herunder om arbejderne i teknisk og økonomisk henseende kan fordeles over en årrække eller bør udføres samlet som et større vedligeholdelsesarbejde, og i alle tilfælde med et overslag over de forbundne omkostninger.

Der vil normalt ikke på dette stadie være behov for detaljerede overvejelser og undersøgelser vedrørende finansiering af byggearbejderne, men man bør dog gøre sig klart, om byggearbejderne kan forventes afholdt indenfor foreningens ordinære budget, evt. mod en forhøjelse af fællesbidragene, eller der må forventes at være behov for en opsparing henholdsvis låneoptagelse i forbindelse med gennemførelse af større vedligeholdelsesarbejder.

Vedligeholdelsesplanen må opfattes som bestyrelsens hensigtserklæring og må som sådan forelægges generalforsamlingen til orientering eller vedtagelse, således at såvel medlemmerne som bestyrelsen har klarhed over, hvilke vedligeholdelsesarbejder der forventes udført, i hvilken takt og rækkefølge og i hvilket prisniveau, og således at bestyrelsens budgetforslag m.v. kan indrettes herpå.

En vedtaget vedligeholdelsesplan er formentlig bindende for bestyrelsen i den forstand, at bestyrelsen må arbejde på og tage de nødvendige initiativer med henblik på opfyldelse af planen, og således at man ikke uden en ny generalforsamlingsvedtagelse radikalt kan lave om på planen og rækkefølgen, uden at der foreligger saglige og tvingende grunde hertil. Planen er omvendt normalt ikke en bemyndigelse til bestyrelsen til uden videre at iværksætte større vedligeholdelsesarbejder og beslutte finansieringen, men kun en bemyndigelse til at udføre de løbende vedligeholdelsesarbejder, der indenfor det enkelte år kan afholdes indenfor det generalforsamlingsgodkendte budget for det pågældende år.

Også vedligeholdelsesplanen bør justeres løbende, eksempelvis hvert 3. år og med rullende fremskrevne budgetter for den kommende 10-års periode eller den periode, der i øvrigt måtte være valgt eller anses for hensigtsmæssig for den pågældende ejendom.

2. Beslutningsgrundlaget


2.1. Mindre vedligeholdelsesarbejder
Småreparationer og mindre vedligeholdelsesarbejder, der måtte vise sig nødvendige i årets løb, og dette hvad enten de er nævnt i tilstandsrapporten og vedligeholdelsesplanen eller ej, rekvireres normalt udført af bestyrelsen, viceværten eller administrator, uden at det er nødvendigt med egentlige generalforsamlingsbeslutninger el. lign. herom, når blot man kan holde sig eller forventer at kunne holde sig indenfor det ordinære driftsbudget.

Foreningen vil normalt benytte sig af faste håndværkere, der kender ejendommen og procedurerne i forbindelse hermed. Det er klart, at arbejdernes udførelse skal kontrolleres, og at regninger skal attesteres til udbetaling på behørig måde af den eller dem, der har bestilt arbejdet og / eller kontrolleret arbejdets udførelse.

2.2. Større vedligeholdelsesarbejder
Større vedligeholdelsesarbejder (eller genopretnings- og forbedringsarbejder) kan og bør normalt ikke uden videre rekvireres af bestyrelsen, viceværten eller administrator, men skal normalt forelægges generalforsamlingen som et forslag fra bestyrelsen.
Forslaget bør dels bestå af en kortfattet beskrivelse og / eller af et skitseprojekt med dertil hørende økonomisk overslag, og dels bestå af et foreløbigt budget over den samlede anskaffelsessum og med tilhørende finansieringsplan og foreløbigt driftsbudget. Forslaget skal gå ud på at give bestyrelsen bemyndigelse til

at kontrahere med en teknisk rådgiver om udarbejdelse af det projektmateriale, der er nødvendigt til brug for indhentelse af tilbud og om bistand i forbindelse med udførelsen
at kontrahere med en advokat om varetagelse af byggesagens administrative, økonomiske og juridiske opgaver, herunder tilrettelæggelse af finansieringen, kontrol af projektmaterialets (udbudsmaterialets) juridiske dele og udarbejdelse af entreprisekontrakt m.v. at acceptere tilbud på arbejdernes udførelse, såfremt disse tilbud, tillagt et afsat beløb til uforudselige udgifter, tekniker- og advokathonorar, samt finansieringsudgifter, kan holde sig indenfor det estimerede beløb, og afhængig af den nødvendige finansiering og formen herfor, at disponere over den opsparede kapital eller grundfond, at opkræve engangsbetaling / indskud fra medlemmerne eller at indhente og acceptere tilbud på optagelse af fælleslån på nærmere angivne betingelser og evt. nødvendig forhøjelse af fællesbidragene.

Forbedringsarbejder (herunder arbejder der ændrer ejendommens karakter) der i omfang og i økonomisk henseende må betegnes som væsentlige for en ejendom som den foreliggende, vil normalt kun kunne vedtages på generalforsamlingen med kvalificeret majoritet, og kan denne tilslutning ikke opnås, må bestyrelsen om nødvendigt revidere og omformulere forslaget, herunder evt. etapeopdele arbejderne og genfremsætte det således omformulerede forslag på en ny generalforsamling. Nogle vedtægter kan indeholde tilsvarende krav om kvalificeret majoritet ved væsentlige vedligeholdelses- og genopretningsarbejder og ved uvæsentlige forbedringsarbejder. Er vedligeholdelsesarbejderne nok af større omfang, men dog i økonomisk henseende af mindre væsentlig karakter, vil bestyrelsens forslag normalt kunne vedtages af generalforsamlingen med simpelt flertal.

Såfremt resultatet af tilbudsindhentningen eksempelvis medfører, at det på generalforsamlingen forelagte estimat over anskaffelsessum, finansieringsplan og driftsbudget ikke kan holde, må det ændrede budget m.v. påny forelægges generalforsamlingen, for at bestyrelsen kan opnå den fornødne bemyndigelse til at gå videre med sagen.

3. Rådgivere


3.1. Tekniske rådgivere
Ved teknisk rådgivning forstås, at en rådgiver (typisk arkitekt eller ingeniør) påtager sig at projektere, beskrive og beregne et byggearbejde og / eller at føre tilsyn med udførelsen.
Til tider vil der afhængig af byggeopgavens art være flere rådgivere tilknyttet projektet, således at de hver bidrager inden for deres speciale, idet der eksempelvis kan være betydelig forskel på de færdigheder og den ekspertise, der er nødvendig i forbindelse med bygningskonstruktioner og i forbindelse med vvs-anlæg (vand, varme og sanitet). Er disse flere rådgivere sideordnede i kontraktlig henseende, udpeges der normalt en af rådgiverne som projekteringsleder, således at denne bistår med koordinering af rådgiverne. Er forholdet kontraktligt organiseret således, at det kun er en af de flere rådgivere, der har kontraktforhold til foreningen, er der normalt ikke noget til hinder for, at denne rådgiver antager underrådgivere, men rådgiveren hæfter for sine underrådgivere.

Den tekniske rådgivers ydelse kan bestå i rådgivning før projektering, rådgivning i forbindelse med projektering, rådgivning i forbindelse med udførelsen og rådgivning i forbindelse brugsfasen. Der er ingen faste regler for teknikerens honorar, hverken i relation til honorarformen eller i relation til honorarets størrelse.

Vedrørende honorarformen sondres der normalt mellem fast honorar, honorar efter regning og honorar efter byggeudgift. Ved fast honorar forstås at der aftales en fast sum som honorar. Ved honorar efter regning forstås et honorar udregnet på grundlag af den tid, der er anvendt til opgavens løsning. Ved honorar efter byggeudgift forstås et honorar, der fremkommer som en procentdel af byggeudgiften. Man vil typisk tage sit udgangspunkt i sidstnævnte honorarform.

Vedrørende honorarets størrelse og beregning er der udarbejdet nogle vejledende honorarregler, der indeholder honorarprocenter for projektering (d.v.s. eksklusiv byggeledelse og fagtilsyn), og hvor der gives tillæg for ombygningsopgaver. Typisk vil teknikerhonoraret inklusiv byggeledelse og tilsyn ligge i størrelsesordenen 12%-17% af byggeudgiften.

Honoraret udbetales normalt i rater i forhold til, hvad der er præsteret.

Senest i tilknytning til generalforsamlingens vedtagelse af bestyrelsens forslag bør der indgås nærmere aftale (teknikeraftale) med de tekniske rådgivere om omfanget af rådgivernes bistand, herunder om der skal udføres såvel projektering som byggestyring og tilsyn, og om ejerforeningens bestyrelse skal have løbende indflydelse og hvordan. Der skal træffes aftale om frister for færdiggørelse af projektmateriale, for afholdelse af udbudsforretning, for iværksættelse og færdiggørelse og byggeriet, og aftale om honorering, garantistillelse, forsikringsdækning m.v. Endvidere bør der træffes aftale om, hvorledes der skal forholdes, hvis arbejderne ikke kan udføres indenfor det estimerede beløb, og en evt. sparerunde ikke giver det hensigtsmæssige eller ønskelige resultat, eller hvis bestyrelsen i øvrigt ikke kan holde sig indenfor den givne bemyndigelse.

Kontrakten med den tekniske rådgiver vil normalt blive udarbejdet med henvisning til Almindelige Bestemmelser for teknisk Rådgivning og bistand, kaldet ABR 89 og på eller i overensstemmelse med systematikken i den i tilknytning hertil udarbejde aftaleformular.

3.2. Juridisk rådgiver
Den juridiske rådgiver vil normalt være administrators byggesagsafdeling og / eller foreningens advokat, der bør inddrages i bygge- og beslutningsprocessen på et så tidligt tidspunkt som muligt med henblik på at sikre, at alt koordineres på den mest optimale og hensigtsmæssige måde, og at alt forløber på korrekt vis i juridisk og økonomisk henseende.
Foreningens juridiske rådgiver vil normalt varetage byggeriets retlige og økonomiske organisation og dermed være med til bl.a. at sikre, at bestyrelsens bemyndigelse er i orden, at finansieringen er på plads, og at kontrakterne med de tekniske rådgivere og med de valgte entreprenører er juridisk tilfredsstillende.

Den juridiske rådgivers bistand og ydelser kan eksempelvis består i følgende:

- kontrol af foreningens vedtægter i relation til beslutningskompetencen og lign. eller evt. ændring af vedtægterne for at skabe den nødvendige hjemmel
- udarbejde af det konkrete beslutningforslag, der forelægges generalforsamlingen samt indkaldelse til og deltagelse i generalforsamlingen
- udarbejdelse af og løbende justering af det samlede budget over anskaffelsessum, finansieringsplan og driftsbudget, herunder beregning af de økonomiske konsekvenser for den enkelte lejlighedsejer
- udarbejdelse af kontrakt med de tekniske rådgivere
- ansøgning om og etablering af byggelån, herunder bistand i forbindelse med opfyldelse af byggelångivers evt. betingelser, samt ansøgning om endelig finansiering evt. i form af fælleslån el. lign.
- evt. ansøgning om offentlig støtte
- beregning af den enkelte ejerlejlighedsejers eventuelle engangsbetaling / indskud og kontrol af at betaling eller sikkerhedsstillelse finder sted i overensstemmelse med generalforsamlingsbeslutningen
- udarbejdelse af eller kontrol af udbudsmaterialets juridiske forhold
- bistand ved afholdelse af "licitation" og ved forhandlinger med entreprenørerne og kontrol af, at det generalforsamlingsgodkendte budget kan holde
- kontakt til foreningens forsikringsselskab og anmeldelse af byggearbejdernes påbegyndelse med henblik på, at de nødvendige forsikringer er etableret
- udarbejdelse af entreprisekontrakter og etablering af evt. nødvendig sikkerhedsstillelse fra foreningen og kontrol af entreprenørens sikkerhedsstillelse
- rådgivning overfor foreningen eller overfor den tekniske rådgiver for så vidt angår juridiske eller økonomiske spørgsmål, der opstår under byggeriet eller i forbindelse med dettes afslutning
- rettidig betaling af anviste regninger fra entreprenør eller andre
- kontakt til foreningens medlemmer og evt. varsling af adgang til ejerlejligheden
- bistand ved afholdelse af afleveringsforretning.
- løbende budgetkontrol og udarbejdelse af det endelige og samlede byggeregnskab evt. til brug for etablering af den endelige finansiering samt den endelige beregning af evt. stigninger i fællesbidragene bistand ved afholdelse af 1-års og 5-års eftersyn.

Der er ingen faste regler for den juridiske rådgivers honorar, hverken i relation til honorarformen eller i relation til honorarets størrelse. Normalt vil rådgiverens honorar blive fastsat som en procentdel af byggesummen inklusiv moms og inklusiv finansieringsomkostninger og normalt i størrelsesordenen 2% - 5%, og evt. med særskilt honorar for bistand i forbindelse med nødvendige vedtægtsændringer.

Websitet anvender cookies til at huske dine indstillinger og statistik. - Læs mere